Proje Yönetimi

Neler Öğreneceğiz

• Bu projeyle neleri başarmayı hedefliyorsunuz?
• Projedeki olması gereken roller nelerdir?
• Yönetimi, bu projede bir araya getirmeli!
• Proje tüzüğüne bağlı kalın!
• Projeyi tanımlayın!
• Hedefleri açıkça belirtin!
• Projeyi önetilebilir görevlere ve aşamalara bölün.
• Proje tanımını başlangıç ​​noktası olarak kullanarak her aşamada projeyi kontrol etmek
• Riskleri vurgulayın ve onlarla başa çıkmak için özel prosedürler geliştirin

1. Projenin ve aşamalarının tanımlanması
2. Projenin organizasyonu ve rollerin belirlenip ve görevlerin atanması
3. Projeyi satın alanla birlikte proje hedef ve önceliklerinin tanımlanması
4. Proje için yeterli planının yapılması
5. Proje süresince iletişim, raporlamanın nasıl yönetileceği
6. Sonuçlarla birlikte projenin kapatılması

1. Projenin ve aşamalarının tanımlanması

Proje Yönetiminin Tanımlanması

Bir projenin ve aşamalarının doğru anlaşılmasını sağlayarak programı başlatacağız. Proje yönetimi, proje hedeflerine ulaşmak için kontrollü bir süreç olarak tanımlanır.

Proje yönetimi, bir takım araç ve tekniklerin PLANLAMA, UYGULAMA, LİDERLİK ve İZLEME SÜREÇLERİNde etkin kullanımı demektir.

İletişim, koordinasyon, yönetim ve yetkinliklerin kontrol edilmesi proje yönetiminde LİDERLİK rolüyle sağlanır.

Projenin Doğru Anlaşımlası Sağlanmalıdır

Her “proje” proje değildir. “Günlük işler” ya da “projemsi” işler PROJE değildir!

Bir projeyi şöyle tanımlayabiliriz:

• Belirli bir hedef
• Zamanla sınırlı
• Proje takımında disiplinler arası yapı olması
• Kaynakların ayrılmış olması
• Alıcının bir bölümün başı yahut daha üst pozisyonda olması

Günlük işler “rutin” olurken, projemsi işler belirli bir karaktere sahip olurlar. Örneğin günlüklerin alınması işini yöntemi değiştirsenizde sabit bir karaktere sahip olurlar. Böyle işlerde de olsa proje yönetimi metotları faydalı olacaktır. Örneğin “aylık takım toplantıları” veya “bir yazılımın bakıma alınması” proje kabul edilmez. Ancak “satış için yeni bir yazılımın sunulması” veya “ülke bazında tüm şirket içinde kullanılacak çevresel bir programın tanıtılması” proje kabul edilebilir.

Bir projenin birbirlerinden bağımsız 4 ayrı aşaması olur.

1. Projenin başlatılması (Hedef ve genel şartların tanımlanması)
2. Planlanması (Zaman, bütçe ve kaynakların yönetiminin planlanması)
3. Sürdürülmesi (Belgelendirme, raporlama, doğrulamanın denetimi ve izlenmesi)
4. Kapanış (Proje belgesinin yanı sıra çıktıların teslim edilmesi)

1. Proje Başlatmak

Proje başlatma aşaması yeni bir projedeki ilk aşamadır. Bir projenin belirli faktörleri dikkate alınır. Projenin başarılı olması için işin insanları tanımlanır.

Sorunu, sorunu tanımlayarak ve proje fikrini gözden geçirerek başlatırsınız. Bu aşamada projenin başarısından sorumlu olan Proje Yöneticisi aday gösterilmektedir.

Proje başlamadan önce, projenin yürütülmekte olduğu hedefleri ve genel koşulları tanımlamak önemlidir.

Bu aşamadaki diğer bir anahtar görev, Projenin tanımı ve onayıdır.

2. Proje Planlaması

Proje planlama aşaması bir projenin ikinci aşaması. Bu aşamada, ekibinizin projenin yürütme ve kapama aşaması boyunca yönlendirilmesine yardımcı olacak bir dizi plan oluşturulur.

Her şeyden önce, bu aşamada zaman yönetimi için planlar, bütçe ve kaynaklar yapılır. İnsan kaynağı olarak ekip aday gösterildi

Alt görevler ve çalışma akışları, Proje Planında planlanır ve yapılandırılır.

Son olarak, planlama aşamasında risklerin analiz edilmeli ve planlanmalıdır. Ayrıca maliyetler de hesaplanmalıdır.

3. Projenin Yürütülmesi

Proje yürütme aşaması, fiziksel proje çıktılarının oluşturulma aşamasıdır. İzleme ve kontrol, düzeltme, raporlama ve belgeleme aşamasıdır. Bu aşamanın sonu, müşterinin teslim alınabilir kabulüdür.

Bu aşamadaki temel görevler:

• Projenin başlatılması
• Projenin planlanması
• Proje toplantılarının(açılış toplantısı, düzenli toplantılar ve son toplantı)
• Takım liderliği
• Çatışma yönetimi
• Proje tüzüğünün değişimi
• Proje denetleme ve raporlama (maliyet denetimi, ilerleme) değerlendirmesi).

4. Projenin Kapatılması

Proje kapama aşaması, resmi kapanışın onaylandığı bir projenin son aşamasıdır. Paydaşlar kapanış hakkında bilgilendirilir.

Bu aşamada çıktılar proje belgelerinin yanı sıra teslim edilir.

Kapanış aşamasında önemli olan projenin başarısını ve öğrenilen bilgi ve becerilerin (öğrenilen derslerin) sonraki projelerde aktarılması ve kullanılmasıdır.

2. Proje Organizasyonu, Roller ve Görevlerin Tayini

Verimli Proje Organizasyonu

Başarılı proje organizasyonu için önemli bir faktör Paydaş Yönetimi. Projeye başlamadan önce birkaç sorunun yanıtlanması gerekiyor:

• Projenin sonuçlarından kimler etkilenecek?
• Projeye kimlerin ilgisi var?
• Projenin başarısı için kim gerekli?
• Projeye karşı direnç kaynakları kimler olabilir?
• Proje lideri olarak benim rolüm nedir?

Sonraki adım, proje organizasyonunu, rolleri ve onların görevlerinin tayinidir. Ortak bir Proje Yönetişim çerçevesi aşağıdakiler için temeldir:

• Projeler için etkili sponsorluk
• Proje yöneticilerinin yeterli miktarda güçlendirilmesi
• İlgili yönetimi ve proje yönetimi arasında verimli işbirliği

Verimli proje organizasyonu; rollerin, sorumlulukların, hesap verilebilirliklerin ve raporlama gereksinimlerinin açık bir tanımı üzerine kurulmuştur. Başarılı projeler en azından bu dört proje rolünü gerektirir. Bu roller hakkında daha fazla bilgi sonraki sayfalarda elde edilebilir.

Projeyi Satın Alan: Projeyi isteyen, fonlayan ve proje çıktılarının sahibi olan “müşteridir”. Genel yönlendirme ve rehberlik edebilmesi, proje için fonlama isteyebilmesi gerekir. Bir proje alıcısının ana görev ve sorumlulukları şunlardır:

• projenin genel yönü için sorumluluk;
• Proje Şartı, Proje Planı, çıktılar ve proje kapanışının gözden geçirilmesi ve onaylanması;
• Proje Şartındaki değişiklikleri yetkilendirir;
• kaynakları ayırır ve aday gösterir;
• kaynakların taahhüt edilmesini sağlar.

Proje Düzenleyicisi: nihai hesap verebilirliğe sahip projenin sahibidir. Üst yönetim seviyesinde savunuculuk desteği verir. Projenin hesabını verecek olandır. Proje yöneticisini destekler(örneğin proje yöneticisinin kontrolü dışında meydana gelen çatışmaların çözülmesinde onu destekler). Proje aşamalarından bildiğiniz üzere, Proje Yürütücüsünün ana görev ve sorumlulukları proje başlangıç ​​aşamasındadır:

• proje fikrinin gözden geçirilmesini ayarlama;
• uygun Proje Yöneticisini belirleyerek ve yetkisini kendisine bildirerek;
• Proje Yöneticisi’nden Proje Şartı ve Proje Planı isteme.

Projenin hayat çevrimi sırasındaki görev ve sorumlulukları şunlardır:

• Proje Yöneticisi’ni danışman olarak destekleme (ör. çatışmaları kendi kontrolü dışında çözme);
• Müşterinin beklentilerini karşılayabilmesi için Proje Yöneticisine yardımcı olmak;
• projenin kaynağını (mali kaynaklar ve insan gücü) sağlamak.

Proje Yöneticisi(Operasyonel proje yönetimi): tek başına bir projeye başkanlık eder, ancak yedek bir Proje Yöneticisi tarafından desteklenebilir. Onun görevi, Proje Ekibini denetlemek ve özetlenen proje hedeflerine ulaşmaktan sorumlu olmaktır. Risk ve sorunlar, bütçe, kaynak ve takvimin yönetimi Proje Yöneticisinin asli işidir. Proje Ekibini işlevsel olarak denetleme, hedeflere ulaşmak için sorumluluk alması beklenir. Bu rolde, Proje Yöneticisinin görev ve sorumlulukları çeşitlendirilmiştir.

O:

• projenin, müşterinin beklentilerini karşılamasını sağlar;
• Proje Şartı ve Proje Planını hazırlar ve önerir;
• proje durumunu bildirir (Proje Düzenleyicisi ve müşteri için)
• zamanlamayı, bütçeyi, kaynakları, sorunları ve riskleri yönetir;
• proje planındaki esas kararları ve değişimleri, Proje Düzenleyicisi ve Müşteriye önerir.

Dahası, proje takımına liderlik eder ve çatışmaları gerektiğinde çözer.

Proje Takımı(İşlevsel Proje Görevleri): projede birlikte çalışan ya da daha büyük projeler için alt projeler ve iş akışlarında çalışan disiplinler arası bir gruptur. Ekip, projenin süresi boyunca gereken uzmanlığı sağlar.

Takımın ana görevleri ve sorumlulukları proje yürütme aşamasındadır:

• Proje hedeflerine ulaşmak için görevleri tamamlamak
• diğer Proje Ekibi üyeleriyle yakın işbirliği içinde çalışmak (örneğin, sonuçların değişimi);
• düzenli olarak Proje Yöneticisine iletişim kurmak;
• Proje Yöneticisi tarafından desteklenen belirli alanlarda yetkili uzmanlar olmak.

3. Müşteriyle Beraber Hedef & Önceliklerin Tayini

Proje görevlerini netleştirmek için uygun ve gerçekçi hedefler

Artık Proje Yönetimi, müşteriyle birlikte proje hedeflerini ve önceliklerini tanımlamalıdır.

Hedefler nelerdir?

Proje çalışması hedeflere uyarlanmıştır. Hedefler proje görevlerini netleştirmeye ve paydaşların beklentilerini yansıtmaya hizmet eder. Hedeflere ulaşmak, bir projenin başarılı olup olmadığını tanımlar. Hedeflere ulaştıktan sonra bir proje kapatılabilir.

Hedefleri belirlemek neden önemlidir?

Çünkü proje çalışması hedeflere göre planlanır ve yürütülür. Proje hedeflerine ulaşmada önemli bir rol onları uygun bir şekilde tanımlamak ve ifade etmektir. Proje hedefleri net ve yeterli olduğunda hedeflere ulaşmak mümkündür.

Hedefler nasıl belirlenir?

Bir projenin genel hedefleri, popüler kısaltma SMART'a göre tanımlanmalıdır.

SMART

Proje öncelikleri "Sihirli Üçgen" içinde yansıtılıyor

Bir proje hedefleri — proje önceliklerini sabitleme dahil — "Sihirli Üçgen" içinde yansıtılır.

Bu üçgenin 3 parametresi vardır:

1. Zaman
2. Maliyet
3. Kalite(Kapsam)

Önceliklerin düzeltilmesi çok önemlidir. Başarılı bir projeyi garantilemek için üç parametrenin dengeli bir ilişki içinde birlikte çalışması gerekir.

Üçgenin parametreleri projeye göre farklılık gösterebilir.

Askeri alanda sihirli üçgen güvenlik esaslıdır. Diğer paramerelerse kullanışlılık ve maliyettir.

Bir banka için ise kullanışlılık ve maliyet, güvenlik kadar önemlidir.

Perakende sektörü için fiyat can alıcıdır!

Proje önceliklerini değiştirmek ve “Sihirli Üçgen”

Öncelikler çoğu durumda birbirine bağımlıdır. Bir önceliği değiştirmek diğerlerini etkiler. İşte bazı örnekler:

• Proje daha önce bitirilmeli: Etkiler daha fazla maliyet veya daha küçük kapsam/daha az kalite
• Projenin kapsamı daha büyük olmalı: Projenin daha fazla zamana veya daha fazla maliyete ihtiyacı var
• Projenin maliyeti daha düşük olmalı: Projenin daha fazla zamana ihtiyacı var veya kapsam daha küçük / daha az kaliteye sahip

Orta kalite(endüstri standartı), Zaman öncelikli, Maliyetin önemsiz olduğu senaryo

Zaman, kalite ve maliyetin orta seviyede tutulduğu senaryo

Maliyetin öncelikli olduğu senaryo

Peki neden proje başarısız olabilir?

Buraya kadar projenin safhaları, rolleri ve proje hedeflerinin öncelik ve önemini öğrendik. Şimdi bir proje neden başarısız olur ona bakalım. Bu çalışma, kaçınılması gereken bazı nedenleri göstermektedir.

Neden projeler başarısız oluyor?

4. Proje için yeterli planının yapılması

Proje Yönetim Araçları

Bu standartların amacı, proje yöneticilerinin çalışmasını kolaylaştırmaktır:

• Tekerleği tekrar keşfetmekten kaçınmak;
• proje yapısını ve rehberliğini sağlamak;
• adanmışlığı arttırmak.

Aşağıdaki başlıklar için proje yönetiminde çeşitli araçlar kullanırız:

1. Proje şartı/tüzüğü/tanımı
2. Proje planı
3. Zaman takvimi
4. Karar talebi

1. Proje Tanımı/Şartı/Tüzüğü

En basit haliyle projenin amacını, genel takvimi, paydaşları gösterir.

Hızlıca nasıl bir proje tanımı oluşturabileceğinize dair bağlantıya buradan erişebilirsiniz. Proje Şartı en önemli araçlardan biridir. Proje hedeflerini ve organizasyonunu belirler. Burada projenin yürütülmekte olduğu ve müşteri ile yüklenici arasında mutabakata varıldığı genel koşulların tanımını olmalıdır. Proje Şartı, proje yürütmesinin temelidir. Proje kapanış aşamasında, projenin sonuçları ve başarısı Proje Şartına göre ölçülür.

2. Proje Planı

Şablonlara erişebileceğiniz bir adres. Bu planı takip edebileceğini çeşitli excel dosyalarını ya da teamgantt gibi tek projede 3 kişi ücretsiz çalışabileceğini çevirimiçi uygulamalar bulabilirsiniz.

3. Zaman Takvimi

Bireysel çalışma paketlerinin ne olduğunu bilmek değil, aynı zamanda hangi sırayla ve bağımlılığın uygulanmaları gerektiğini bilmek de önemlidir. Burada projenin zaman çizelgesi devreye giriyor. Zaman Çizelgesi'nden tüm projenin süresini ve bireysel proje aşamalarını görebiliriz.Zaman Çizelgesi, etkinlikleri ve bağımlılıkları ve ayrıca en önemli kilometre taşlarını gösterir. Sonuç olarak, kritik yol sonucunu izler.

5. İletişim ve Raporlamanın Yönetimi

Neden bir proje yönetimine ihtiyaç duyarız?

Proje yönetimi, doğru yönde, verimli ve hedef odaklı bir projeyi planlamadan başarılı bir sonuca yönlendirmek için gereklidir. Proje yönetimine ihtiyacımız var çünkü projenin son teslim tarihi olup, personel ve bütçeler gibi kaynaklar sınırlıdır. Proje yönetimi, bir projenin başarılı olması için ihtiyaç duyulan tüm yöntemlerin uygulanmasıdır. Bu yöntemler planlama, organizasyon, yönlendirme ve kontrol ile iletişim becerilerini içerir.